מנהלים רבים מאותגרים בימים אלו בדילמה כיצד להתנהל ניהולית להנעת כפיפים תחת מגבלות הקורונה, מגבלות איתן אנו מתמודדים גם בהתייחס לסביבה העסקית ששרויה בתנאי אי-וודאות, וגם מגבלות איתן אנו מתמודדים בכל הקשור לסביבה הפנימית של ניהול האנשים בארגון.
ניהול אנשים תחת מגבלות היגיינה ושמירה על ריחוק חברתי, דורש מהמנהלים לבצע התאמות ולחזק מיומנויות ניהוליות בהנעת אנשים מרחוק.
מאמר זה מתייחס ל-8 התנהגויות ניהוליות מומלצות המבוססות על המודל של Quinn, כפי שהן נלמדות במסגרת קורס 'ניהול אנשים מרחוק' בקולג' לקמעונאות, ואשר מסייעות לנהל אנשים מרחוק באופן מיטבי.
1. לכוון
מנהלים מרחוק נדרשים לכוון את הצוות המנוהל ולהבהיר ציפיות ובאמצעות תכנון והצבת יעדים מדויקים. הניהול מרחוק דורש מכל מנהל/ת לקבל החלטות, לבחור אלטרנטיבות, לנהל סדרי עדיפויות ולסמן דרך ברורה לביצוע.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מכוונים ומציבים יעדים ברורים לצוות שלכם?
האם אתם החלטיים, יודעים לזהות פערים, יודעים לכוון את הצוות בגיבוש הדרך, במציאת פתרון
האם אתם מזהים אלטרנטיבות ומנהלים סדרי עדיפויות?
2. לייצר
מנהלים מרחוק נדרשים לייצר משימות לצוות המנוהל, למקד אותם בביצוע תוך כדי הגברת מוטיבציה אישית, תשוקה ואנרגיה חיובית. בתפקיד זה המנהלים מרחוק מחזקים את הצוות המנוהל לקבל אחריות על עצמם, להשלים משימות ולהגיע לרמה גבוהה של תוצרים ותפוקות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מגדירים לצוות המנוהל משימות ברורות?
האם אתם מוודאים שהמשימות יורדות מטה לביצוע?
כשאתם מייצרים משימות האם אתם מגדירים את זמני הביצוע?
3. לבקר
מנהלים מרחוק נדרשים לבקר את הצוות המנוהל, ולהיות תמיד עם 'האצבע על הדופק'. לוודא שהצוות המנוהל מקיים את הנהלים, מבצע את המשימות ועומד ביעדים. מנהלים מרחוק 'מבקרים' ויורדים לפרטים, מבצעים מעקב אחר הביצועים והקצב. אוספים אינפורמציה, מנתחים נתונים ושולטים במספרים.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
האם אתם בקיאים בנתונים ובמדדים שלכם ושל כל אחד מהאנשים בצוות אותו אתם מנהלים?
מקבלים החלטות על בסיס עובדות באמצעות שימוש בכלי בקרה (דו"חות ניהוליים)?
עד כמה אתם אוכפים את יישום הנהלים?
4. לתאם
מנהלים מרחוק נדרשים לתאם ולקיים סנכרון מיטבי בין אנשים/תהליכים/ממשקים וכדומה. מנהלים מרחוק נדרשים לשמור על רצף של פעילויות ותיאום לאורך זמן. שמירה על סדר, הקצאת זמן לתכנון ולביצוע, מניעת הפרעות, יצירת יציבות והמשכיות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מקפידים לתאם בין האנשים בצוות לבין הממשקים?
האם אתם מקדישים את תשומת הלב הנדרשת לתיאומים כדי לא לעכב או 'לתקוע' תהליכים?
דואגים ל'העברת מקל' מסודרת לאנשים בצוות?
מקפידים להנחיל תהליכים מתודולוגיים?
5. להנחות
מנהלים מרחוק נדרשים להנחות את האנשים בצוות, ליצור שפה אחת עם סטנדרטים ברורים. לאחד את הצוות לכדי מאמץ קולקטיבי, לבנות הסכמה ולכידות קבוצתית מבלי להזניח ביטוי אישי. לטפל בקונפליקטים בין-אישיים, לייצר אווירה של יחד ואווירה חיובית בצוות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מקפידים לקיים שגרת ניהול קבוצתית (למשל ישיבת צוות ב- ZOOM)?
האם אתם מקיימים תדריכים מפורטים בתחילת יום/סוף יום?
האם אתם מנחים ומחברים את האנשים ליעדים?
האם אתם רגישים לקשרים בין חברי הצוות ודואגים לטפל בבעיות בינאישיות שצצות?
6. לחנוך
מנהלים מרחוק נדרשים לחנוך את האנשים בצוות ולעסוק בפיתוח אישי 1:1 להיות אמפטיים, אכפתיים, לדבוק במדיניות של דלת פתוחה, הקשבה ברגישות. לדעת להעריך ולהעניק מחמאות על ביצועים. לחזק ידע ולמידה בקרב האנשים בצוות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מקפידים מקדישים זמן ואנרגיות להדרכה ולפיתוח כל אחד ואחת מהאנשים בצוות באופן אישי 1:1?
האם אתם מצליחים להכשיר עתודה ניהולית שצומחת מהאנשים שבצוות שלכם?
האם אתם מצליחים להגביר מוטיבציה בקרב כל אחד מהכפיפים שלכם?
7. לחדש
מנהלים מרחוק נדרשים לחדש ולהוביל שינויים (ולהניע את הצוות לשינוי = שיפור). מעלים רעיונות חדשניים, מביאים תפיסות וכיוונים שונים מהקיימים (חושבים "מחוץ לקופסא"). הם מעין הוזים-יצירתיים, הצופים אל העתיד ורואים הזדמנויות ואפשרויות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מציעים פתרונות יצירתיים להתמודדות עם אתגרים שמופנים אליכם ע"י האנשים בצוות?
עד כמה אתם מעיזים להתנסות בפתרונות חדשים? (לצאת מאזור 'הנוחות')
8. לייצג
מנהלים מרחוק נדרשים לייצג את האנשים בצוות, מתמקדים בהשגת הכרה של העובדים על ידי גורמים חיצוניים ובהשגת משאבים. להשגת משימה זו עליכם להיות בעלי כישורים פוליטיים, בעלי השפעה וכושר שכנוע. בניהול מרחוק אתם מייצגים את ההנהלה אל מול הצוות המנוהל ולהיפך. הייצוג בא לידי ביטוי גם מול הלקוחות.
האם בניהול האנשים מרחוק אתם:
מיצגים את הצוות המנוהל שלכם בכל האספקטים? (גם בפאן האישי וגם בפאן מקצועי)
האם אתם מגבים את העובדים בעת טעויות?
האם דואגים לתנאי עבודה נאותים?
האם אתם מייצגים היטב את החברה מול הלקוחות?